LEGALITAS ARSIP KOMPUTER

Seiring dengan kemajuan teknologi akhir-akhir ini komputerisasi menjadi suatu kebutuhan, baik didalam perkantoran maupun kehidupan sehari-hari. Demikian pula didalam dunia kearsipan penggunaan komputerisasi sangat banyak membantu untuk mempercepat penemuan kembali arsip yang berada dalam kumpulan jumlah arsip yang sangat besar, baik yang baru tersimpan maupun sudah lama.[1] Dengan komputer kita dapat menyimpan keseluruhan tulisan yang terdapat pada suatu dokumen secara lengkap, dan dengan komputer pula kita dapat menemukan kembali dengan mudah file-file yang telah kita simpan ketika file tersebut dibutuhkan kembali.
Akan tetapi meskipun komputer mempunyai banyak keunggulan, manfaat dan kecepatan dalam menyimpan dan mengolah data ,file-file dan dokumen dia mempunyai suatu hal yang tidak cocok dalam dunia arsip. Karena walau sudah diolah computer , arsipnya tetap juga harus disimpan sebagai bahan bukti yang otentik. Dan dokumen yang otentik dipergunakan untuk keperluan pembuktian dan atau keperluan di pengadilan menurut undang-undang dinegara kita. Disamping itu penggunaan komputer juga memerlukan biaya yang mahal.
Oleh sebab itu penggunaan komputerisasi yang cocok dalam dunia kearsipan adalah dengan mempergunakan komputer itu sebagai radar.[2] Artinya untuk mengetahui dan menunjukkan dimana letak arsip yang diperlukan itu berada. Yakni dengan menggunakan komputer sebagai indeks atau daftar isi dari keseluruhan arsip yang disimpan. Maka dengan cara itulah penemuan arsip yang dibutuhkan bisa dengan mudah dan cepat ditemukan. Akan tetapi ada pula arsip komputer, yakni arsip yang disimpan dalam komputer. Dan termasuk dalam arsip bentuk khusus.
Penggunaan arsip dalam komputer tersebut juga memerlukan pemeliharaan yang tepat. Dan pada hakekatnya pemeliharaannya tidak hanya pada isi informasinya melainkan juga pada fisik arsipnya. Karena kondisi fisik mempengaruhi isi informasinya. Pemeliharaan fisik juga merujuk pemeliharaan isi informasinya karena pada dasarnya isi informasi arsip komputer berada dan melekat pada perangkat fisik komputer tersebut. dan ada pula pemeliharaan yang tidak kalah penting yaitu penetapan prosedur khusus untuk menjamin keamanan dan keakuratan penyimpanan arsip yang ada dalam arsip komputer tersebut yang dimaksudkan untuk mengantisipasi kemungkinan penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.
Dan bila ditinjau dari hukum, arsip komputer sangatlah lemah kedudukannya. Meskipun pasal 15 ayat (1) UU. No. 8 Tahun 1997 disebutkan bahwa “Dokumen perusahaan yang telah disimpan dalam microfilm dan media lainya sebagaimana dimaksud dalam pasal 12 ayat (1) dan atau hasil cetaknya merupakan alat bukti yang sah[3]”. Tapi Arsip komputer mempunyai sifat keterbatasan dalam hal hukum. Salah satu penyebab yang sangat relevan adalah arsip komputer tidak melekat permanen pada medium yang spesifik sehingga peluang untuk dimanipulasi sangatlah terbuka. Sehingga jika dilihat dari hukum masalah otentisitas dan kredibilitasnya masih sangat diragukan.dan arsip komputer mempunyai banyak kekurangan Karena pada dasarnya buatan manusia masih banyak mempunyai kekurangan. Dan hanya buatan Tuhanlah yang tidak akan mempunyai kekurangan. Namun demikian komputerisasi dan arsip komputer banyak berguna dalam dunia kearsipan. (Sy)
______________________________________________
[1] Michael Cook, Archieves and the Computer (London: Butterworth, 1980), hlm. 152
[2] Zulkifli Amsyah, Manajemen Kearsipan (Jakarta: Gramedia Pustaka Utama,2001), hlm. 222.
[3] Undang-undang No.8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.